導讀

隨著研發(fā)類文檔內容的復雜度提升，企業(yè)對協(xié)同編制文檔的需求日益迫切，往往需要對各類設計/工藝文件進行結構化定義，并支持在PLM系統(tǒng)中進行結構化協(xié)同編制，實現(xiàn)直接在線審批和向下游系統(tǒng)傳遞。本文研究了結構化文檔在PLM系統(tǒng)中的管理流程，通過在開目PLM系統(tǒng)中的應用實現(xiàn)，驗證了結構化文檔管理企業(yè)研發(fā)文檔的可行性。

1、結構化文檔管理的業(yè)務需求

在企業(yè)研發(fā)過程中，除了管理BOM與結構化工藝等常見對象，還需要管理大量文檔，存在各種文檔的編制工作。為有效地保證文檔模板的正確性，以及實現(xiàn)多人協(xié)同編制文檔內容，其中部分文檔需要作為結構化數(shù)據(jù)進行存儲和管理。

結構化文檔由標題、章節(jié)、段落等邏輯結構組成，結構化就是為文檔建立一個框架，每一部分都緊密聯(lián)系，形成一個整體。通過PLM系統(tǒng)結構化文檔管理功能，用戶可將文檔拆分為結構化的章節(jié)和模塊對象，以進行文檔的模板管理、協(xié)同編制、權限管理以及簽審、輸出等，確保文檔在PLM系統(tǒng)中的最新性和一致性。

2、結構化文檔管理總體業(yè)務流程

結構化文檔的通用業(yè)務流程如下：

①模板維護：企業(yè)的文檔標準管理員會維護各類文檔的模板定義，包括目錄模板、內容模板等；

②任務指派：文檔負責人在新建文檔對象時，需要引用企業(yè)維護的文檔標準模板，并判斷是否需要多人協(xié)同編制，如果需要，則基于文檔目錄生成文檔編制任務并指定相關責任人；

③協(xié)同編制：文檔編制人員根據(jù)接收到的文檔編制任務，開展具體的文檔章節(jié)編制工作；

④在線審批：文檔內容的編制完成后，文檔負責人需要對文檔對象發(fā)起審批流程，當審批流程結束后，文檔對象升級為已發(fā)布狀態(tài)，內容不允許進行編輯；

⑤變更簽審：如果需要對文檔內容進行修改，則需要發(fā)起變更流程，同樣的，在創(chuàng)建文檔新版本后也可以選擇是否進行多人協(xié)同編制。

3、開目PLM結構化文檔管理技術方案

1）基于文檔分工和權限的協(xié)同編制

對于復雜的研發(fā)類文檔，企業(yè)通常需要跨部門、跨組織、多層級人員進行文檔編制，以實現(xiàn)研發(fā)工作協(xié)同。

開目PLM系統(tǒng)提供基于結構化文檔的任務分工和權限授予，支持企業(yè)根據(jù)文檔結構逐級進行任務分工，并形成文檔任務包，將文檔對象作為交付物推送給文檔編制人，并制定各級任務執(zhí)行人完成日期。另外通過對交付物的權限控制，實現(xiàn)多人在線協(xié)同編制結構化文檔內容，大大提升了企業(yè)編制研發(fā)文檔的效率。

2）自動快速生成結構化文檔對象

為了滿足數(shù)據(jù)遷移，實現(xiàn)知識復用，企業(yè)在將研發(fā)文檔遷移至PLM系統(tǒng)中時，需要依據(jù)文檔中的目錄，自動更新PLM系統(tǒng)中的結構化文檔對象內容，為模塊化協(xié)同編制奠定基礎。

開目PLM系統(tǒng)通過與Word軟件的深度集成，可以將研發(fā)文檔中的標題及正文信息，快速提取生成系統(tǒng)中的結構化文檔對象，并支持將帶格式的正文內容更新到文檔對象屬性，滿足企業(yè)對歷史數(shù)據(jù)的復用。

3）豐富的結構化文檔格式編排

開目PLM系統(tǒng)通過內置的富文本控件，可以支持文本、圖片、表格、動畫等多種形式的文檔內容編排，也支持對常見的工程符號、特殊符號進行快速填寫。

同時，開目PLM結構化文檔管理還可以對系統(tǒng)中的設計工藝等對象數(shù)據(jù)進行快速檢索和鏈接展示，滿足制造企業(yè)研發(fā)文檔的各種內容和格式需求。

4）Web頁面預覽與PDF文件輸出

開目PLM系統(tǒng)中完成結構化文檔的內容編制工作后，可進行Web頁面的預覽和輸出工作，在預覽文檔內容時，可生成各級標題，并且支持將文檔正文內容生成為pdf文件，以便于企業(yè)的線下歸檔管理。

4、小結

開目PLM系統(tǒng)結構化文檔的應用，不僅可以滿足企業(yè)文檔協(xié)同編制的需求，實現(xiàn)圖文混排，并和Word研發(fā)文檔進行雙向集成，實現(xiàn)自動快速生成結構化文檔對象；也可以在與上下游系統(tǒng)集成過程中傳遞文檔對象的各級信息，對完善企業(yè)的信息流通具有重要意義，為企業(yè)協(xié)同創(chuàng)新、高效研發(fā)，增強核心競爭力奠定堅實的基礎。